Definisi e-procurement: Menurut daftar kata X-Solutions : e-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa. (http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossary).
Sementara Richardus Eko Indrajit merumuskan bahwa e-procurement merupakan suatu mekanisme pembelian masa kini – atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian modern – dengan memanfaatkan sejumlah aplikasi berbasis internet dan perangkat teknologi informasi terkait lainnya sebagai enabler dalam menjalankan proses tersebut. Dalam konsep ini, dikenal sejumlah istilah yang kerap dipergunakan oleh para praktisi bisni dan teknologi informasi. Memang karena sekilas terlihat sama, sejumlah istilah tersebut sering diputarbalikkan (tergantung dengan konteks yang ada), namun pada dasarnya masing-masing istilah tersebut memiliki definisi dan ruang lingkup arti yang cukup berbeda, seperti:
- Aplikasi e-Procurement – merupakan perangkat lunak atau software yang dipergunakan untuk mengaplikasikan konsep e-Procurement dalam perusahaan.
- Sistem Aplikasi e-Procurement – merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau modul-modul aplikasi (sejumlah sub-program dan database), yang saling terkait satu dengan lainnya, untuk membentuk suatu aplikasi holistik (utuh) dan terintegrasi dengan fungsi utama mengaplikasikan konsep e-Procurement dalam perusahaan.
Biasanya istilah “aplikasi e-procurement” dipergunakan dalam konteks penyusunan portofolio proyek perencanaan dan pengembangan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan perusahaan, sementara “sistem e-procurement” dipakai jika ingin membahas konsep pembelian moderen dimana terjadi hubungan yang erat antara strategi bisnis dan strategi sistem dan teknologi informasi, sementara “sistem aplikasi e-Procurement” akan mengemuka dalam penyusunan technical blueprint untuk membuat perangkat lunak (
software engineering).
Manfaat e-procurement:
- Penghapusan biaya administrasi.
Penerapan e-Procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless). Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian kertas dalam seluruh perusahaan. Mengalihkan beban adminstrasi bagi staf dan mengotomatiskan pekerjaan kunci menghemat waktu mereka dan lebih lanjut menghemat dana dewan.Berikut adalah contoh tabel dari laporan Warwick Business School yang menunjukkan perbedaan biaya administrasi sistem pengadaan tradisional dengan e-procurement. Biaya sistem manual digunakan sebagai indeks dasar (=100).
| Function | Traditional Process | E-procurement |
| Requisition Generation | 66.76 | 29.2 |
| Requisition Distribution | 7.36 | 0.0 |
| Order Generation | 8.87 | 1.5 |
| Order Distribution | 1.87 | 0.0 |
| Expediting | 0.91 | 0.3 |
| Goods Receipt | 3.83 | 1.5 |
| Invoice Processing | 10.40 | 0.7 |
| TOTAL | 100.0 | 33.2 |
2. Pemotongan biaya pembelian.
E-procurement tidak secara intrinsik mengurangi biaya pembelian, namun mendorong organisasi untuk mencapai tujuan ini dengan cara berikut: Dengan mengenalkan sebuah sistem yang dapat digunakan dengan mudah oleh orang-orang dan dengan senang menggunakannya, memungkinkan setiap orang di organisasi menyesuaikan dengan aturan pemasok yang dipilih dan oleh karena itu meningkatkan kemampuan membeli organisasi terhadap supplier yang dipilih. Ketika bertransaksi dengan pemasok secara elektronik, pemasok-pemasok menjadi lebih sering memberikan diskon karena biaya administrasi mereka lebih rendah. Dengan mengurangi pembelian yang tidak terawasi oleh dewan, para pemasok dapat menjadi lebih berkomitmen terhadap perjanjian-perjanjiannya karena lebih terjamin untuk memperoleh bagian yang lebih besar dari pengeluaran dewan.
3. Pemotongan waktu siklus pembelian.
Dalam banyak dewan, waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Penundaan-penundaan sering disebabkan oleh persyaratan-persyaratan tertulis yang harus ditangani secara manual oleh satu atau lebih orang dan di mana budjet dan komitmen-komitmen harus diperiksa sebelum pesanan keluar. Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang umum terjadi dalam proses ini. Hal ini memungkinkan suatu permintaan diperiksa secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan dan disetujui secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses keseluruhan tetapi juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian sehingga staf pengadaan dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum dan menentukan apakah penundaan diakibatkan oleh sebab internal atau eksternal. Singkatnya, e-procurement mendorong staf menyelesaikan tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali.Ketika mencoba untuk menghitung manfaat bagi dewan dari segi pengurangan waktu siklus pembelian, adalah penting bahwa banyak pembelian merupakan hal kritis dan akan diuntungkan karena peningkatan efisiensi, keluar dari sistem yang ada. Hal ini menjadi sulit untuk menghitung manfaat biaya yang akurat.
4. Kontrol manajemen yang lebih besar.
Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), e-procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan. Di samping mempersenjatai profesional pengadaan dengan informasi yang dibutuhkan untuk memanage dengan efektif, e-procurement bertujuan mengurangi beban administratif yang berarti bahwa mereka dapat memfokuskan pada pengambilan keputusan yang lebih proaktif.
5. Sesuai kebutuhan user (user compliance).
Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari pemasok yang disetujui adalah hal penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya. Dengan proses pengadaan tradisional, permintaan tertulis sangat menghabiskan waktu untuk menyelesaikan dan mudah mengalami penundaan-penundaan ketika permintaan tersebut melalui proses persetujuan yang tidak membutuhkan perhatian banyak pengguna. Mereka menemukan cara-cara lain untuk membeli, apakah dengan menempatkan pesanan secara langsung kepada pemasok atau menggunakan kartu kredit atau uang tunai. Hal ini dikenal dengan pembelian yang tidak terawasi (“maverick purchasing” atau “rogue spending”), walaupun bagi banyak pengguna yang sungguh mencoba membeli sesuatu untuk menyelesaikan pekerjaan bukanlah “maverick” (tidak terkendali, bebas), tetapi demi kepentingan organisasi. Ketika mereka menggunakan sistem tradisional, mereka kadang harus melakukan panggilan telepon kepada pemberi wewenang yang berbeda-beda atau kepada pembeli untuk mempercepat transaksi.Berikut adalah masalah yang muncul sebagai akibatnya. Pertama, nilai terbaik tidak diperoleh. Pembeli yang tidak terawasi tidak dapat mengeluarkan persyaratan-persyaratan seperti organsisasi yang karena jarang digunakan oleh pemasok yang dipilih. Kedua, karena pembelian melampaui sistem sehingga tidak dapat dianalisa dan oleh karena itu informasi manajemen yang berarti sulit dihasilkan. Akhirnya, hal tersebut dapat memunculkan masalah internal yang dapat dihindari.E-procurement menyediakan pengguna suatu cara mengadakan barang yang umumnya lebih cepat bahkan daripada metode yang bebas. Mereka dapat dengan cepat menyelesaikan pesanan pada layar dengan interface yang user-friendly. Mereka dapat melacak perkembangan pesanan mereka pada tahap manapun dari rantai persetujuan dan dapat diinformasikan secara elektonik untuk pengiriman barang dari pemasok.
6. Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan.
E-procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Transaksi elektronik disampaikan antara dewan FMIS, e-marketplace, dan sistem pemasok tidak membutuhkan campur tangan manusia. Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan.
7. Pekerja pengetahuan (knowledge workers).
Pendiri Microsoft, Bill Gates, dalam bukunya Business @ the Speed of Thought (1999) menggambarkan efek dari penempatan solusi e-procurement pada Microsoft. Di samping penghematan sekitar 140 juta dolar per tahun, efek mendasar dari penerapan tersebut adalah peralihan staf menjadi “knowledge workers”. Istilah ini menggambarkan bagaimana staf tidak lagi terbebani dengan pekerjaan-pekerjaan administratif seperti mengisi dan menyampaikan form-form, karena semuanya dikomputerisasi dan staf-staf diberi informasi untuk memanage pengadaan, daripada “di-manage olehnya”.Mengubah staf menjadi knowledge workers menghasilkan produktivitas yang lebih baik dari seluruh dewan. Hal ini tidak hanya berlaku bagi staf pembelian tetapi bagi seluruh orang yang terlibat dalam proses pengadaan yaitu penyusun pesanan, pemberi wewenang, manajer, staf keuangan, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan end-user untuk fokus sepenuhnya pada tugas mereka sendiri dengan dukungan suaut sistem pengadaan yang efektif, dan staf pengadaan dapat mengalihkan fokus mereka dari tugas administratif yang seringnya tidak berarti ke strategi dan analisis pengadaan. Pengadaan oleh sebuah organisasi dapat digolongkan sebagai pengadaan MRO (Maintenance, Repair, and Operating) dan pengadaan langsung. Pengadaan MRO terdiri dari semua pembelian tidak langsung yang meliputi perlengkapan kantor, suku cadang mesin, komputer dan asesorisnya, dan dapat juga meliputi jasa seperti travel, kurir, dan sebagainya. Walaupun hal ini menggambarkan hanya sebagian kecil persentase pengeluaran total sebuah perusahaan, untuk perusahaan besar nilai itu bisa jadi besar. Jumlah total pengadaan MRO bervariasi dari 10% untuk seluruh pengadaan untuk organisasi bidang manufaktur hingga 60% untuk organisasi pelayanan seperti bank dan konsultasi keuangan lainnya. Keuntungan menggabungkan sebuah model e-procurement untuk MRO adalah bahwa proses-proses tersebut lebih cepat dan oleh karena itu mengurangi ketergantungan. Untuk model langsung, dalam melihat volume besar transaksi repetitif, keuntungannya terletak pada integrasi solusi e-procurement dengan sistem perencanaan produksi perusahaan dan manajemen inventori. Kebanyakan sistem sisi penjualan menangani transaksi yang lebih sederhana seperti suplai MRO. Sistem sisi penjualan memungkinkan penjual berinteraksi dengan banyak customer sekaligus, organisasi customer mungkin harus mengintegrasikan sistem mereka dengan banyak solusi tergantung jumlah pemasok. Keuntungan menggunakan solusi ini, dibandingkan dengan yang tradisional bagi sebuah organisasi customer yaitu dalam hal peningkatan nilai customer melalui manajemen biaya/waktu yang efisien dan kemampuan akses yang mudah. Sistem end-user pembelian berinteraksi dengan sistem informasi internal seperti Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan sistem mengotomatisasi sebagian transaksi, sehingga meningkatkan kecepatan penanganan transaksi serta mengurangi biaya pemrosesan. Pemasok-pemasok juga dapat memperoleh manfaat dari e-procurement. Mereka dapat meniadakan katalog tercetak melalui Electronic Data Interchange (EDI) dan e-mail. Manajemen inventori menjadi lebih mudah melalui peringatan dan update otomatis, secara simultan memungkinkan pembeli memberitahu pemasok-pemasok secara otomatis untuk pembayaran pasangan yang diperbarui. Me-manage akun-akun yang diterima juga menjadi lebih ringkas bagi mereka.
Penggolongan Manfaat - Hard benefits (langsung dapat diukur) yang diperlukan untuk memberikan nilai tambah bagi pemegang saham dan untuk memperoleh persetujuan, seperti penghematan harga dan pengurangan biaya proses.
- Soft benefits (manfaat tidak langsung) yang memberi pengaruh pada aliran kas mungkin sulit untuk dihitung jumlahnya secara akurat. Misalnya yaitu, waktu individual yang terbebas sebagai efek dari proses-proses yang lebih efisien, tetapi cukup dapat menunjukan kemajuan.
- Intagibles (aset yang bukan berwujud benda) yang bermanfaat tetapi tidak dapat secara langsung dapat diukur dari segi finansial.
Sumber:
(http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossary).
http://www.ebizzasia.com/0213-2003/q&a,0213.html
